Recruiting für Führungskräfte (Teil 4): Anforderungsanalyse Schritt für Schritt - Klarheit vor der Stellenanzeige

00:00:01: Sprecher 1 Herzlich willkommen zum Podcast „Mitarbeiter gewinnen, die bleiben. Mein Name ist Sarah Böning und heute richtet sich die Folge wieder an Führungskräfte, Persönlichkeiten also im Fachbereich, die für ihre Teams neue Mitarbeitende suchen. Manchmal heißen die ja je nach Firma auch Hiring Manager. Wir hatten dazu schon ein paar kleine Folgen, auf die ich noch mal kurz verweisen möchte. Wir hatten vorne begonnen bei der Personalplanung, dann das Thema Priorisieren, weil meist schaffen Unternehmen, auch wenn ihre HR-Abteilung vielleicht nicht so klein ist, nicht alle Positionen gleichzeitig zu bedienen. Deswegen priorisieren. Und dann hatten wir eine Spezialfolge, die mir wirklich am Herzen liegt. Möchte ich noch mal darauf verweisen. Da ging es Storytelling, weil oftmals, wenn wir neue Menschen suchen, Klingt das, ehrlich gesagt, teilweise nach außen über Stellenanzeigen, so wie wenn wir eben eine Human Resource suchen, eine Arbeitskraft. Und so richtig holen wir da nicht immer die Emotionen ab. Deswegen Storytelling. Also man braucht zu der Position, die ihr vakant habt, die ihr besetzen möchtet, wie eine kleine Mini-Geschichte. Und das hatten wir im Letzten. Jetzt möchte ich heute daran ansetzen, über die Anforderungsanalyse mit euch zu sprechen. Das ist ein Wort, was vielleicht nicht so geläufig ist.

00:01:14: Sprecher 1 Deswegen hierzu noch mal ein bisschen Kontext: Was ist das und woher kommt das? Das ist also ein formaler Begriff aus der sogenannten DEEN 33430, weil nämlich Personalauswahl, Recruiting, gibt es auch sozusagen in gescheit. Also er lernt und eben DEEN normiert. Und dort ist es so, dass in den Grundzügen wir uns im Grunde erst mal im Klaren werden bei einer neuen Person, die wir besetzen möchten oder wo wir eine offene Position haben, ganz sauber im Klaren werden wollen, Welche Anforderungen brauchen wir denn genau. Deswegen Anforderungsanalyse. Ich finde, das Wort auch geht so, weil man denkt: „Oh Gott, jetzt machen wir erst mal lange Analyse und dafür haben wir doch alle keine Zeit und wir sind doch alle in Hektik und jetzt machen wir noch große Tiefenrecherchen. Ja, ich würde es nicht übertreiben. Also ganz gehe ich auch nicht mit der Die. Aber ganz wichtig: Immer wenn ich Stellenanzeigen sehe, sehe ich doch ehrlich gesagt ganz frech schon von außen: Wurde eine Anforderungsanalyse womöglich gemacht oder eben nicht. Man tut sich wirklich keinen Gefallen damit, wenn man hier ein bisschen zu schnell und schludrig arbeitet, weil ich hatte ja in dem letzten Podcast dazu auch ein Beispiel von einem Kunden von mir erzählt, wozu das wirklich schwierig hinführen kann, schwierig für Bewerbende, aber schwierig auch für Arbeitgebende.

00:02:35: Sprecher 1 Und daher machen wir das jetzt heute. Wir gehen also mal ein bisschen Step-by-Step durch. Was tut man denn in der Anforderungsanalyse? Von mir aus könnt ihr das auch sehr gerne anders nennen. Kick-off-termin für ein Job-Posting oder Job-Scoring oder einen Eigenbegriff, kann man auch überlegen. Aber am Ende geht es darum, dass ihr als Führungskräfte euch ganz sauber Gedanken macht, welche Person sucht ihr und welche Kompetenzen sind, dafür wirklich Must-have. Und diese Übung empfehle ich natürlich selber als Führungskraft zu tun, aber auch sich zu überlegen: „Wäre es nicht gut, ich mache das noch mit Team-Members aus meiner Struktur? Weil vielleicht bin ich als Führungskraft gar nicht mehr so im operativen Daily-Business und kenne gewisse Dinge vielleicht auch nicht in den Details. Deswegen kann es immer ratsam sein, da zwei, drei Personen noch mit an den Tisch zu holen und das gemeinsam zu tun. So, und was macht man dann? Wir haben hoffentlich ja die gute Geschichte, die hatten wir schon im letzten Podcast, also warum die Stelle bei euch recht cool werden wird. Das haben wir. Dann wäre die erste Basis, sich Gedanken zu machen: Wie wird denn wohl, wenn diese neue Person kommt, die Einarbeitung? Also stellen wir uns einfach vor, wir haben jetzt Mai, im Oktober kommt die Person.

00:03:45: Sprecher 1 Was würden wir denn mit der Person im Oktober machen? In der ersten Oktoberwoche, zweiten Woche, dritten Woche, vierte Woche. Und schreibt einfach mal ganz simpel runter: Was wird diese Person dort tun, lernen, erst mal eingrooven, kennenlernen, Schnittstellen, Systeme, alles, was vermeintlich auch operativ wirklich zu tun ist, einfach mal runterschreiben. Rechtschreibfehler erlaubt beim Runterschreiben und schön schreibstil braucht man an der Stelle auch noch nicht. Einfach mal gedanklich wirklich durchgehen, was ist so die Meilensteine in der Einarbeitung? Übrigens, wenn das nämlich gut ist, kann man darüber auch in der Stellenanzeige noch erzählen. Dann gehen wir eine Stufe weiter. Jetzt gehen wir davon aus, die Einarbeitung gelingt phasenweise je nach Zeitverlauf, je nach Komplexität natürlich auch von der Rolle. Was wäre denn danach der Aufgabenbereich, den die Person wirklich tun wird und auch verantworten wird? Da kommen wahrscheinlich ein paar Aufgaben zusammen. Die Aufgaben bitte mal ein bisschen gewichten. Was wird man wirklich Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag ganz elementar tun zu einem großen Anteil der Stunden? Was wird man nur ganz selten machen? Vielleicht nur phasenweise im Jahr? Also ruhig gewichten Und auch hier noch kein schickes Schreiben, sondern einfach, was werden die Menschen tun? Nicht sofort ist mein Tipp, überlegen, wie könnte das jetzt in der Stellenanzeige gut klingen?, weil dann verlieren wir oft echt die Realitätsbasis und sind schon vielmehr in unseren Gedanken beschäftigt: „Oh, wie soll das gut klingen?

00:05:19: Sprecher 1 Aber da sind wir an der Stelle noch nicht. Da können wir uns auch später noch mit KI behelfen. Erst mal wirklich: Was werden die Aufgaben sein und Gewicht? Bitte hier ehrlich sein. Ihr schreibt also alle Aufgaben auf, die natürlich einfach da anfallen. Ob die cool sind, nicht cool, erst mal völlig ohne Wertung aufschreiben. Im Kopf rattert dann vielleicht schon bei euch, welches dieser Aufgaben sind eben cool und sollten der neuen Person wirklich Spaß machen und welches sind einfach auch zu tun. Wir kennen das alle. Nicht jeder Job glänzt in Gänze. Wir sollten immer eine sogenannte Realistic Job Preview machen. Sprich, ihr beschreibt den Job so ihr ist. Und dann sind hoffentlich viele Elemente eben positiver Hochglanz und paar Elemente sind, wie sie sind. Da seid ihr eben auch noch auf einer Reise, auf einer Weiterentwicklung und dingeht. Ja, komm Step by Step voran. Also auch solche Gedankengänge, wie sie sind, festhalten. So und jetzt machen wir einen Schritt, der für viele auch ungewöhnlich sein mag: Wo wird denn die Person vielleicht in ein, zwei Jahren sein? Da werden ja manche dann sagen: „Oh Gott, sage ich ehrlich, ich will doch jetzt jemand für Oktober. Warum soll ich denn jetzt nachdenken in zwei Jahren.

00:06:32: Sprecher 1 Die Menschen wollen von euch in der Regel auch Perspektive und Weiterentwicklung hören und nicht immer nur im Jetzt. Deswegen, wenn ihr hier Dinge habt, wo die Weiterentwicklungsreise hingeht, dann wäre es gut, dass wir das auch früh sehen und erkennen. Und in dem Atemzug denkt ihr vielleicht auch selber darüber nach: „Hm, was verlangt vielleicht auch von der Person in zwei Jahren? Was wird da vielleicht noch ein Stretch sein in der Weiterentwicklung? Oder ahnen wir vielleicht: „Huch, die Position wissen wir noch gar nicht, ob wir die drei Jahre noch brauchen. Kann ja vielleicht auch rauskommen. Also egal, welches Ende das hat, macht euch kurz Gedanken: Wo wird die Weiterentwicklungsschiene in den nächsten ein, zwei Jahren sein? So, und dann werdet ihr überlegen: „Na, wenn diese Person an Bord ist und wir stellen uns vor, das wäre jetzt schon der Fall, woran werdet ihr denn feststellen, dass diese Person gut in euer Team passt? Also wann sprecht ihr von einem Recruiting-Erfolg? Woran macht ihr das fest? Auch mal zusammen laut denken im Team. Gibt es klare Zahlen, Daten, Fakten, an denen ihr das messt? Kpis. Im Sales ist oft so was ja naheliegend. Da sehen wir dann Umsatzzahlen und wirklich Outcomes.

00:07:41: Sprecher 1 Aber gewisse Rollen haben vielleicht nicht direkt so einen Zahlen-Impact. Aber woran werdet ihr es festmachen, dass ihr sagt nach Entwicklung von fünf, sechs Monaten: „Ja, wir meistern sehr gut die Probezeit. Wir werden also langfristig zusammenarbeiten. Woran werdet ihr das festmachen? Ist es das Ist es im Gefüge? Ist es die gute Kommunikation mit Stakeholdern? Ist es was auch immer? Gemäß eurer Rolle, Firma und Kultur. Auch das bitte niederschreiben. Auch das ist etwas, das ist wichtig, dass ihr das selber vor euch kennt und beantworten könnt. Und auch das ist etwas, was wir Bewerbenden vielleicht als Information eben mitgeben können. Ist ja für die auch wichtig und wertvoll, woran sie später gemessen werden. So, und dann gehen wir noch einen Schritt weiter. Wenn ihr das nämlich so aufdröselt, Einarbeitung mittelfristig, langfristig? Woran werden Erfolge gemessen? Dann purzelt fast automatisch raus: „Welche Kompetenzen werden wohl richtig wichtig für euch werden? Und bei Kompetenzen meine ich natürlich im Grunde zwei Bereiche: Einmal die fachlichen Kompetenzen, Hard Skills. Also was wollt ihr da wirklich ganz präzise an IT-Kenntnissen, an fachlichen prozessualen Kenntnissen, Methoden-Kenntnissen, Branchenwissen? Das Aspekte sein. Und auf der anderen Hand natürlich, nicht minder unwichtig, sondern oftmals sogar gerät das nach vorne, sind nämlich die Soft Skills.

00:09:09: Sprecher 1 Welche Sozialkompetenzen braucht ihr? Und hier ist die wichtigste Schlüsselaufgabe bei der Anforderungsanalyse nicht: „Die Eierlänge, weil ich sage, wir wünschen uns gerne das, das, das und alles und „Ach, das wäre doch so toll und „Wir sind doch selber auch so klasse, also hätten wir das gerne noch mal. Nein, wir fokussieren uns ganz deutlich auf das Allerwichtigste. Und hier gilt wirklich, je weniger, desto besser bei den fachlichen Skills genauso wie bei den Sozialkompetenzen. Und wenn ihr das fokussiert, jetzt gehen wir mal davon aus, ihr habt so ein, zwei Sachen, die sind fachlich wahnsinnig wichtig und zwei, drei Sachen bei den sozialen Kompetenzen, die wahnsinnig wichtig sind. Dann geht ihr noch in eine tiefere Ebene, wenn ihr das wollt. Da gibt es sogar aus der Dean einen Fachbegriff „Critical Incident Technik Da können wir dann gerne auch bilateral noch mal in Austausch gehen, wenn ihr dazu mehr Informationen möchtet. Aber im Rahmen des Podcasts versuche ich es mal eher grobmündlich zu beschreiben. Das ist so, dass wenn wir zum Beispiel zwei, drei soziale Kompetenzen fokussieren, wie zum Beispiel Belastbarkeit, dass wir dann im Team mal schauen: Was sind denn so für typische Verhaltensszenarien, die auftreten können, im extrem guten Fall?

00:10:26: Sprecher 1 Und wir sagen: „Wow, die Belastbarkeit, genau das brauchen wir. „genau so ist unser ganzer Alltag und so wuppen wir wirklich diesen Beruf. Und nicht nur einmal im Schaltjahr eine Schwierigkeit in der Belastbarkeit, sondern wenn es wirklich erfolgskritisch ist, dann spüren wir das wohl fast jede Woche. Und wie spüren wir das und wie sehen wir das vor allem bei Menschen in ihrem Verhalten? Und auch dort gilt, ihr braucht nicht ganz komplex nachdenken oder, wie gesagt, in Schönschreibschrift schon euch Gedanken machen, sondern einfach, welches Verhalten kennt ihr von Team-Membern Was zeigen die an Belastbarkeit? Was ist das? Einmal in dem Beispiel eben sehr positiv, wow, extrem gute Passung und Eignung zu eurem Team und der Position. Und genauso mal ins andere Extrem: Wann sagt ihr: „Oh mein Gott, das wäre viel zu wenig? Also wäre im Grunde die Begründung für eine mögliche Absage, weil das dann zu wenig wäre, in euer Team und auf die Person und den Job wirklich zu passen. Auch das bitte möglichst sehr präzise, gerade bei den Sozialkompetenzen. Ich glaube, ehrlich gesagt, oft beim Fachlichen fühlen sich die meisten ein bisschen wohler, weil wenn man selber vom Fach kommt, dann fällt einem wahrscheinlich auch in einem Kennenlerngespräch das Fachliche leichter zu prüfen und sich da tiefer gehen zu unterhalten.

00:11:48: Sprecher 1 Bei den Sozialkompetenzen kommen wir schon schnell in so ein Bauchgefühl, weil wir vielleicht feststellen: „Oh ja, ist bestimmt belastbar, oder „Ist bestimmt teamfähig, weil … oder wir denken: „Es ist bestimmt sehr kommunikativ, weil schließlich im Bewerbungsgespräch war die Person auch so eloquent. Ja, und das sind ganz schnell viele, viele, viele Stolpersteinchen. Und wir können hier in der Anforderungsanalyse, auch wenn es an so einem Punkt vielleicht kurz nervig ist, sich diese Gedanken zu machen, weil man neugierig ist: „Ich will erst mal Menschen kennenlernen, dann gucken wir. Nein, ich appelliere wirklich vorher, dass ihr euch Gedanken macht, welche Kompetenzen sind die wahnsinnig wichtigsten, fachlich und sozial, und dann bei an den sozialen, insbesondere, noch mal eine Ebene tiefer. Nicht nur so einen großen Begriff wie Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Kommunikationsstärke, sondern an welchem Verhalten merkt ihr, ob die Menschen sehr gut passen werden oder weniger passen werden. Und dann habt ihr wirklich auch eine tolle Vorbereitung auf spätere mögliche Bewerbungsgespräche oder Kennenlerngespräche. Da werde ich übrigens auch noch Podcasts zu drehen, wird noch kommen und ist dann in the making. Aber das mal soweit für die Anforderungsanalyse. Das ist „Schauen wir mal das Allerwichtigste, was ihr dort tun könnt und vielleicht hört ihr das schon raus.

00:13:04: Sprecher 1 Das sind viele Sachen, da kann euch HR und eure Talent acquisition Einheit, Unit, Person, je nachdem, wie ihr dort aufgestellt seid, sicherlich gut helfen mit Template-Struktur, aber am Ende, wie es ist, das wisst ihr in euren Fachbereichen. Wenn ihr möchtet, „Ich habe solche Templates, kommt auf mich zu, kann man im Einzelfall schauen, was für ein Template wo, wie, ratsam sein kann. Dann können wir noch mal in einen Austausch gehen, gerne die E-Mail mir zu schreiben an sara. Boening@talentcentric. De oder mir auf LinkedIn zu schreiben. Also es gibt diverse Wege. Aber schreibt die Dinge runter, geht in diese Hausaufgabe vor euch. Und wenn ihr das gemacht habt und das wird eine schöne lange Liste, eben mit Storytelling, mit diesen ganzen Informationen, Einarbeitungen, Aufgaben, Weiterentwicklung, KPIs, wie werdet ihr messen? Das ist schon ganz, ganz großer Hausaufgabenschatz, den ihr dann da habt. Es gibt noch einen kleinen Teil zwei, aber da will ich euch heute mal nicht gleich mit beheiligen. Da machen wir noch mal eine nächste Folge draus, wo ihr euch am besten nämlich auch schon früh Gedanken machen solltet. Da wird es also einen kleinen Podcast noch mal geben. Anforderungsanalyse Teil zwei. Ja, aber das mal für den Moment.

00:14:21: Sprecher 1 Bitte, bitte diese Hausaufgaben nicht vernachlässigen. Ich hoffe, dass sie euch echt selber helfen werden, euch im Klaren zu werden, wen ihr exakt sucht, weil dann wird euch automatisch später auch leichter fallen, Lebensläufe zu beurteilen, Menschen beim Kennenlernen zu beurteilen und, und, und. Daher, ja, machen. Ausrufezeichen, Ausrufezeichen. Soweit für heute. Ich danke euch sehr. Wenn, wie gesagt, Fragen offenbleiben, meldet euch und dann hören wir uns bald wieder zur Anforderungsanalyse, Teil zwei. Bis dahin. Tschüss.