Recruiting für Führungskräfte (Teil 3): Storytelling & Anforderungsanalyse

00:00:02: Sprecher 1 Herzlich willkommen zum Mitarbeiter gewinnen, die bleiben. Mein Name ist Sarah Böning und mit diesem Podcast möchte ich gerne meine Recruiting Erfahrung aus 20 Jahren gerne teilen und bitte sich immer die Impulse zu klauen, die natürlich je nach Firma, je nach Reifegrad im Recruiting, je nach Zielgruppe insbesondere passen. Und ich hoffe, jedes Mal kann man sich kleine Ideen klauen. Heute möchte ich gerne meine Ideen teilen in Bezug auf Führungskräfte. Also von der Zielgruppe dieser Episode ganz klar gerichtet an Führungskräfte, Fachbereiche Hiring Manager. Je nachdem, wie man die Rolle in den jeweiligen Unternehmen nennt, also Menschen, die neue Mitarbeitende suchen und hoffentlich eine sehr hohe intrinsische Motivation haben, die Richtigen auch dafür zu finden. Und nicht einfach nur einstellen. Dann Daumen drücken, dass die Probezeit irgendwie gelingen möge, sondern möglichst profunde Teamentscheidungen zu treffen. Und da möchte ich gerne jetzt Tipps geben. Wir hatten in den letzten zwei Episoden schon den Part im Recruitingprozess von Oh, ich muss erst mal überhaupt wissen, wen ich alles suche, also die Planung, wie viele Menschen mit welchen Zielgruppen.

00:01:11: Sprecher 1 Dann hatten wir im zweiten Schritt das Thema priorisieren, weil wir können seltenst alle Stellen gleichzeitig als wichtig erachten und immer sagen Richtung HR zum Beispiel bitte alle gestern rekrutieren oder bitte alle noch vor weiß ich nicht Weihnachten Jahresende, sondern wir sollten schon im unternehmerischen Kontext eine Priorisierung reinlegen, die Sinn und Verstand hat. Ja, und dann kommt jetzt der Schritt, bevor wir in die Operative noch hüpfen zum Job Posting. Weil natürlich sollten wir, wenn eine Stelle sich dann konkretisiert die möglichst schnell auch ins Internet bringen, damit ja die Menschheit erfährt, dass da was Tolles jetzt gekommen ist und sich dann auch die passenden möglichst dafür interessieren und ja, in den Schritt gehen, vielleicht eine Bewerbung abzuschicken. Ja. Bevor wir das allerdings machen, möchte ich mit dieser kurzen Episode aufmerksam machen auf die Gedankengänge, die ich für sehr wichtig erachte, die man ruhig tun sollte, bevor man so ganz ins operative Job Posting schon springt. Und zwar was könnte das wohl sein, was ich jetzt meine? Kleiner Trommelwirbel. Was ich nämlich für superwichtig erachte und ganz, ganz viele Firmen noch nicht ausreichend tun.

00:02:24: Sprecher 1 Aus meiner Sicht wäre das nämlich jetzt auch wirklich ein Differenzierungsschlüssel, den viele eben noch verkennen. Und mit diesem Podcast teilen wir jetzt hier den Tipp, dass das hoffentlich eine spannende Sache für alle sein kann. Und zwar ist das Storytelling Geschichten erzählen, ein Warum erzählen? Warum ist diese Position denn attraktiv? Man kann auch sagen, Warum ist die Position cool? Warum ist die Position sexy? Warum ist die eine grünere Wiese als andere? Oder warum ist sie einfach interessant, dass man sich mal anschauen sollte. Und diese Gedankengänge, die kann man jetzt nicht hier komplett aufoktroyieren oder einer Recruitingeinheit, sondern das ist wirklich Kernschmelze aus meiner Sicht außer Fachunit. Und da würde ich empfehlen, als Führungskraft vielleicht auch gar nicht diese Übung ganz allein zu machen, sondern sich mal eine Person aus dem Team zu schnappen, eine kleine Schwarmintelligenz Session zu machen. Vielleicht. Aber einfach einen guten Kaffee oder einem Austausch. Kein Riesenmeeting, kein Riesenworkshop. Aber man geht einfach mal zusammen laut durch und sagt sich Mensch, was wertschätzen wir an unserem Team, was ist toll und feiern uns mal kurz?

00:03:37: Sprecher 1 Ich hoffe, da gibt es was zu feiern. Wenn nicht, ob sie jetzt mal andere Führungsprobleme. Ähm, ja. Also was könnte man feiern? Fachlich brillante Dinge, wo man wirklich sagt, das kann das Team einfach verdammt gut. Fachlich, prozessual, methodisch, technologisch Alles in diesem Metier. Mal runter denken, laut überlegen, runterschreiben, wie auch immer. Alles, was eben cool und attraktiv ist an diesem bestehenden Team. Gerne natürlich auch an zwischenmenschliche Dinge denken. Wie ist das Wertegeflecht im Team? Wie ist die Feedbackkultur im Team? Wie ist überhaupt die Kommunikationsart im Team? Wie sehr wird 360 Grad sich unterhalten? Oder ist es doch eher klassisch top down? Wie auch immer. Und das meine ich gar nicht mit Wertung, egal wie es in den jeweiligen Teams ist. Mal durchdenken und mal durchdenken. Was könnte eine Zielgruppe eben sehr attraktiv finden oder auch weniger. Und da kommt immer aus meiner Erfahrung ja was Schönes hoch. Am Ende sei es was ganz Kleines oder gleich vier fünf Punkte. Auch hier Wir müssen gar nicht unbedingt so viel sammeln und stolz sein, wenn wir da zehn Bulletpoints am Schluss zusammentragen.

00:04:52: Sprecher 1 Darum geht es nicht, sondern um eine kleine Geschichte, die rund um dieses Team und diese Neueinstellung, die geplant ist, attraktiv sein kann. Weil das ist im Grunde dann später nutzbar fürs Storytelling. Später zum Beispiel für einen Job Posting für später. Angenommen, man macht Active Sourcing perfekt, dann ist das eine Steilvorlage, im Active Sourcing sozusagen an die Tür von Menschen zu klopfen und mit dieser Geschichte den Dialog zu starten. Oder auch wenn jemand im Executive Search hilft, ein Headhunting Agentur, die brauchen auch eine Geschichte. Wenn wir immer nur sozusagen eine neue Human Resource rekrutieren wollen und müssen und regelrecht abarbeiten. Ja, kann gelingen, aber es ist schwieriger. Und es ist vor allem schwieriger, die passenden Bewerbungen zu bekommen. Weil wir wollen ja auch nicht für eine Einstellung 1000 Bewerbungen sichten, geschweige denn 100 Bewerbungsgespräche führen. Haben wir alle weder Zeit noch Geld noch Nerven, sondern wenn wir das sehr zielgerichtet tun, wollen wir vor allen Dingen anregen, dass die Menschen sich für den Beruf später interessieren, die wirklich sagen Wow, das ist was für mich, das reizt mich oder auch genauso für sich abwägen.

00:06:06: Sprecher 1 Nö, reizt mich nicht. Ja, auch nicht schlimm. Es gibt ja zum Glück etliche Jobpostings im Internet. Ja, daher diese Übung, ganz dringend einmal zu tun. Ich hoffe, dass die leicht fällt, dass einem da wirklich schnell die Dinge ins Gesicht sprudeln und man schöne Ideen gewinnt, was eben attraktiv ist. Und das mal zu sammeln, das muss nicht hübsch formuliert werden, das muss nicht gleich in Marketingtexte umgewandelt werden, sondern einfach die Fakten kurz runtergeschrieben. Wie groß ist das Team, wie dezentral zentral? Arbeiten die? Wie sehr im Hybridstil oder vor Ort oder komplett digital? Wie sind da die Abstimmungswege? All das einfach mal unterschreiben? Ja, und dann ist das eine Mega Mega Steilvorlage sozusagen später zusammen mit Herr daraus überlegen zu treffen Wie bringen wir die Geschichte jetzt nach draußen? Ja, und die Übung mal zu tun. Danach kommt die Übung Anforderungsanalyse. Da mache ich jetzt vielleicht einen kurzen Abtörner. Mit diesem Wort schon Anforderungsanalyse. Das kann man natürlich auch gerne anders nennen, aber mir geht es nicht um das Naming, sondern das ist wirklich eine profunde Vorarbeit.

00:07:19: Sprecher 1 Bevor wir einfach mit einem Job Posting ins Internet gehen und um diese Wichtigkeit mal zu betonen, möchte ich ein Beispiel skizzieren, was ich selber erlebt habe, um wirklich mal aufzuwecken bei diesem Thema, warum das so wichtig ist. Und in der nächsten Episode wird es dann auch konkret werden. Dann gehen wir einmal so eine Anforderungsanalyse auch zusammen Stück für Stück durch. So Geschichte war folgende. Ich wurde konsultiert von einem ehemaligen Kunden, relativ schnell und fast schon panisch. Sara Sarah, wir brauchen deine Hilfe. Wir haben eine Rolle. Leitungsrolle. Sogar offen im Internet. Seit fünf Tagen. Und kriegen gerade schon fast 100 Bewerbungen. Also sprich zu viele, weil die wollen ja nicht zehn Personen in der IT Leitung einstellen, sondern eine. Also habe ich, ähm ja, wurde ich im Grunde angerufen? Können wir mal kurz einen kleinen Feuerwehreinsatz zusammen machen und ich soll da mal mit drauf gucken? Gesagt getan, haben wir sofort gemacht. Was haben wir relativ schnell gesehen oder in dem Fall ich. Ich habe eine Stelle gesehen im Internet.

00:08:24: Sprecher 1 IT. Leitung. Schon beim Lesen merkte ich, obwohl ich natürlich wenig Ahnung habe von IT Leitung, gebe ich ehrlich zu, ich war noch nie IT Leitung und werde es auch nie werden. Aber schon beim Lesen merkte ich Oh, das ist bös formuliert. Was wird Bingo! Da stand ganz große Wörter drin wie Digitalisierung, IT, Transformation, Change Management und neues Digitales Zeitalter. Das waren wirklich wesentlich die wichtigsten kleinen Wörter oder große Wörter. Und bei den Anforderungen standen so Dinge wie Studium, Deutsch und Englischkenntnisse, ab und zu Geschäftsreisen. Und dann noch ein paar Präzisierungen, bitte Mehrjährige Berufserfahrung in einer leitenden IT Rolle gerne in der Führung von Projekten. Ja und das war's eigentlich fast. So, und dann kamen so viele Bewerbungen. So und dann haben sich die Personen in dem Fall gedacht Ja, wie? Wie bewerte ich denn jetzt die Bewerbung? Woran erkenne ich, dass von den 100 Bewerbungen ein Teil direkt Tschüss und auf Wiedersehen ist und ein Teil vielleicht vorqualifiziert werden sollte am Telefon und ein Teil vielleicht direkt mit Fachbereich ins Gespräch geht?

00:09:36: Sprecher 1 Und da haben wir gesehen, es war eigentlich ehrlich gesagt Willkür. Das war gucken nach wer hat die schöneren Unterlagen? Wer hat sich anscheinend mehr Mühe gegeben mit Anschreiben und Zeugnissen oder ehrlich gesagt auch komplett subjektive Dinge Aufbau, Struktur vom Lebenslauf oder gar Wohnort, Gehalt und die Dinge. Wir selber in der Stellenanzeigen hatten aber gar keine Details drin von. Wie oft muss man denn eigentlich ins Büro kommen oder Gehalt? Das war alles völlig allgemein gehalten und meine Empfehlung war dann und da sind wir dann zum Glück in den Schritt auch gegangen stelle sofort offline nehmen, nicht jetzt noch 100 mehr Bewerbungen einsammeln, dann sofort an alle Menschen, die schon da auf dem Tisch lagen. Sozusagen eine Art Zwischenbescheid in einer sehr liebevollen Art zu kommunizieren, damit die erstmal was hören und dann natürlich nicht zu lange in der Luft hängen und sich wundern, was ist da los? Und dann erstmal zackig mit der Geschäftsführung nochmal einen Termin machen, weil so eine Stellenanzeige, die bringt niemandem was. Die bringt zwar einerseits jetzt voll viel Bewerbungen und alle waren glaube ich an sich erleichtert, dass da ja Bewerbungen kommen und man jetzt nicht panisch schon denkt Oh Gott, wir werden die Stelle nie besetzen können.

00:10:53: Sprecher 1 Aber selbst wenn man da jetzt eine Vorauswahl getroffen hätte von anscheinend den Top acht oder Top Five oder wie auch immer, das wäre so viel Zufall alles gewesen. Und selbst wenn die Menschen dann ins Bewerbungsgespräch kommen oder extra anreisen oder man extra einen Termin organisiert für ein Kennenlernen, da wäre die große, große, spannende Frage gewesen Wie lernt man sich denn jetzt kennen? Wie prüft man denn die Dinge? Wie prüfe ich denn so ein Buzzword wie Digitalisierung und Transformation? Also da so allgemein alles geschrieben war, Hm, kann da sich eigentlich jeder so einigermaßen gut artikulieren, wahrscheinlich durchboxen. So, und was ist jetzt der nächste Schritt? Wir werden mit der Geschäftsführung, mit dem aktuellen Leiter in der IT wirklich noch mal ein sauberes, strukturiertes Meeting machen. Auch schon Vorbereitungen treffen von HR mit dieser Anforderungsanalyse. Die werde ich auch in den nächsten Episoden erklären, wie die dann vonstattengeht. Und ja, das klingt jetzt nach Anforderungsanalyse. So ein bisschen ist da auch ein zeitlicher Umfang mit drin. Wenn man es richtig, richtig gut machen will, ist es nicht in einer halben Stunde erledigt.

00:12:05: Sprecher 1 Und dann sagen ja viele äh, Entschuldigung, wir haben nicht mehr Zeit als eine halbe Stunde. Auch hier bin ich relativ deutlich. Wenn wir die halbe Stunde nicht haben, mache ich mir große Sorgen um unsere Führungskompetenz. Ehrlich gesagt, weil wir können ja nicht in dem Beispiel eine leitende Rolle in der IT irgendwie mal irgendwie rekrutieren. So eine Leitung in der IT in gerade auch dem Kontext, den ich im Kopf habe gerade ist wirklich ein Geschäftsbereich, der eine Schlüsselrolle hat im Unternehmen. Wenn wir da die nächsten drei Jahre viele Fehler machen, weiß ich nicht, wo die Firma in fünf Jahren steht oder noch früher. Also das sollte uns verdammt wichtig sein. Und wenn uns das sehr wichtig ist, dass das jetzt in nächster Zeit wirklich eine gute Übergabe an eine neue Person hat, dann haben wir auch Zeit. So. Punkt. Wenn das profund ist, was wir da tun werden mit einer Anforderungsanalyse und damit ist allen geholfen, dann investieren wir jetzt bitte zusammen eine starke Stunde. Vielleicht noch mal eine Stunde im Meeting und einfach gut abgestimmte Recruitingprozesse.

00:13:08: Sprecher 1 Und das sollte uns wirklich nicht wehtun, sondern wir sollten uns sogar darauf freuen. Wirklich freuen, weil dadurch haben wir den passenden Mitarbeiterinnen in ein paar Wochen und ein paar Monaten im Onboarding. Ja, und das sollten wir wirklich erkennen, dass das essenziell ist und mitwirken. Ja, und mit der nächsten Episode, das kommt jetzt dann noch Stück für Stück. Gehen wir das mal durch, was man alles in der Anforderungsanalyse machen kann. Auch hier sollte man dann natürlich abwägen Suche ich jetzt immer den Leitung IT oder suche ich jemand in der Buchhaltung oder suche ich jemand im Customer Success oder suche ich einen neuen Recruiter? Je nachdem kann man eine Anforderungsanalyse natürlich ein bisschen zackiger durchziehen. Oder bisschen ausführlicher, oder? Es gibt natürlich auch eine Extended Version mit Techniken aus sogar einer DIN Norm 33430. Da gibt es wirklich sehr viel Hilfestellung an valide Personalauswahl, weil das eben im Recruiting nicht nur etwas ist mit Bauchgefühl, sondern das kann man mit Struktur Prozessmethode durchaus sehr gut in die Hand nehmen und sich drum kümmern. Genau. Also daher stay tuned.

00:14:21: Sprecher 1 Wie man so schön sagt, freue ich mich, wenn wir in den nächsten Folgen wieder zusammenkommen. Wenn zwischendurch was ist gerne auf mich zukommen per Email über meine Website, über LinkedIn, dann können wir gerne in Dialog kommen und später das Anforderungsanalyse Template. Auch darüber können wir dann sprechen, wenn das von Hilfe ist. Also erstmal alles Gute und ich grüße aus Düsseldorf. Auf Wiederhören. Bis bald.